Orden en el caos

Casi todos los restaurantes utilizan aplicaciones de entrega de terceros, como GrubHub, Uber Eats y DoorDash, para atraer nuevos clientes, aumentar los pedidos y mejorar sus resultados. Si bien el aumento en los ingresos es atractivo, las aplicaciones de entrega de terceros pueden causar molestias, dolores de cabeza al propietario de un negocio e incluso crear una obligación de impuestos sobre las ventas si no se administran correctamente. Si está tratando de entender los servicios de entrega que ya está utilizando o si está considerando agregar un servicio, asegúrese de comprender cómo configurar las aplicaciones de entrega de terceros para evitar errores costosos.

Desventajas del servicio de aplicaciones de entrega de terceros

Los servicios de aplicaciones de entrega de terceros existen fuera o son independientes del sistema POS del restaurante, lo que presenta algunos desafíos para el propietario del negocio. En primer lugar, los pedidos de servicios de entrega de terceros se reciben en un dispositivo dedicado separado, como una tableta o una computadora. Desde el primer momento, recibir pedidos de esta manera crea un flujo de trabajo ineficiente que mueve los pedidos a la cocina y aumenta el potencial de pedidos retrasados o perdidos y clientes insatisfechos. 

Desde el punto de vista de la contabilidad, las aplicaciones de entrega de terceros agregan flujos de ingresos adicionales que fluyen hacia la cuenta bancaria de un comerciante. ¿El final resulto? Una pesadilla contable. El seguimiento y la conciliación de los ingresos por servicios de entrega de terceros lleva mucho tiempo. Muchos comerciantes simplemente no entienden cómo ingresar el monto correcto en dólares para las ventas de aplicaciones de entrega de terceros, lo que resulta en una mala administración del impuesto a las ventas. En algunos casos, el propietario de un negocio puede pagar dos veces su impuesto sobre las ventas sin siquiera saberlo. 

En otros casos, la mala gestión del impuesto sobre las ventas con aplicaciones de entrega de terceros puede generar una responsabilidad impositiva inesperada sobre las ventas. La mala gestión de los pedidos del servicio de entrega y el informe incorrecto de ventas o responsabilidades pueden generar multas y sanciones que salen directamente de la billetera del propietario. Auditores fiscales estatales son muy conscientes de los desafíos asociados con la gestión de aplicaciones de servicios de entrega de terceros y saben exactamente dónde buscar en una auditoría. 

Al final del día, las ganancias de las aplicaciones de entrega de terceros son muy escasas. Administrarlos de la manera más eficiente y rentable posible marcará la diferencia entre ganar y perder dinero.

¿La solución? Haga de su POS el registro oficial de todas las ventas

La solución para las ventas de servicios de entrega de terceros eficientes y precisas es hacer que estos pedidos fluyan a través del sistema POS, haciendo así que el POS sea el registro oficial de TODOS ventas — cena, comida para llevar y entrega a terceros. Para que el sistema POS sea el registro oficial de ventas, los pedidos de aplicaciones de entrega de terceros deben ingresarse manualmente en el POS en el momento en que se reciben. Si bien esto lleva tiempo a corto plazo, tiene enormes beneficios a largo plazo. Verá un flujo de pedidos más eficiente desde la cocina hasta la entrega y dedicará menos tiempo a conciliar el POS, los ingresos del servicio de entrega y los registros bancarios. Asegurar constantemente que todas las ventas fluyan a través de su POS también es una mejor práctica comercial que aumentará la eficiencia, hará que los clientes estén más contentos y cree registros limpios y precisos que ahorrarán tiempo y dinero valiosos.

CONFIGURAR SU POS PARA VENTAS DE APLICACIONES DE ENTREGA A TERCEROS:

Configurar un POS para administrar pedidos de servicios de entrega de terceros es relativamente fácil, pero varía ligeramente de POS a POS. Es posible que deba consultar a su proveedor de POS para obtener detalles más específicos sobre cómo ejecutar cada paso.

1. Cree un nuevo "TIPO DE PEDIDO" (por ejemplo, Dine-in, delivery) y asígnele un nombre para cada APP (Grubhub) Esto generalmente se hace en la función de configuración, consulte las instrucciones de POS.
2. Cree un nuevo "TIPO DE TENDER" para cada APP y nombre si para cada APP, (Grubhub) Esto generalmente se hace en la función de configuración, consulte las instrucciones de POS.
3. Ingrese los pedidos de APLICACIÓN en POS bajo el TIPO DE PEDIDO para esa aplicación y ciérrelos usando el TIPO DE PROPUESTA asociado con la aplicación. Esto registrará la venta de cada pedido de APP en el POS, lo que convierte al POS en el Registro oficial de TODAS las ventas.
4. Si está utilizando el impuesto sobre las ventas de DAVO para administrar su impuesto sobre las ventas, DAVO utilizará los datos de ventas de POS para establecer su impuesto sobre las ventas a diario y luego archivar y pagar cuando sea debido. No tienes que hacer nada.
5. Si está realizando su propia gestión de impuestos sobre las ventas, cuando es el momento de presentar y pagar su impuesto sobre las ventas, ahora forma parte del informe de impuestos sobre las ventas en su POS. No hay necesidad de ir a los paneles de la aplicación y buscar la información. Es agradable y está cuidadosamente grabado en sus registros POS.

Comprenda quién es responsable del impuesto sobre las ventas

Es importante comprender qué parte, el restaurante del servicio de entrega, es responsable de remitir el impuesto sobre las ventas al estado. La responsabilidad del impuesto sobre las ventas en las aplicaciones de servicios de entrega de terceros depende del estado y el servicio. Este detalle es lo que confunde a los propietarios y es exactamente donde un auditor de impuestos sobre las ventas va a buscar para asegurarse de que el Estado no esté siendo engañado en el impuesto sobre las ventas. Lo mejor es consultar su contrato con el servicio de entrega o consulte nuestra tabla de remesas de impuestos sobre las ventas de la aplicación de servicio de entrega de terceros por estado.

Pagos e impuestos sobre las ventas cuando el restaurante es responsable

Si el restaurante es responsable de remitir el impuesto sobre las ventas al Estado, la aplicación de servicio de entrega recaudará el impuesto sobre las ventas en sus pedidos del cliente y luego lo incluirá en el restaurante como parte de su depósito bancario. Es responsabilidad del restaurante remitir el monto total del impuesto sobre las ventas recaudado por el servicio de entrega al Estado como parte de su declaración del impuesto sobre las ventas.  Entonces, ¿cuánto impuesto sobre las ventas debe remitir el restaurante sobre las ventas del servicio de entrega de terceros? ¡¡¡Todo ello!!! 

Digamos que el pedido del servicio de entrega de terceros es $100 con una tasa impositiva de 7%, para un total de $107 recaudados del cliente. El servicio de entrega cobra su tarifa de 30% por el pedido (antes del impuesto a las ventas). En este ejemplo, esa tarifa sería una tarifa de $30, dejando al restaurante $70. El servicio de entrega remite el $70 más el $7 del impuesto a las ventas recogieron, por un total de $77. 

Aquí es donde el auditor pregunta "¿Pagó el restaurante el impuesto sobre las ventas en la cantidad correcta?"  El restaurante es responsable del impuesto a las ventas sobre la venta total, no el monto neto del servicio de entrega de terceros.. Si el restaurante solo está ingresando el monto de las ventas netas de la orden del servicio de entrega, $77, el resultado será un pago insuficiente del impuesto a las ventas. Este pago insuficiente expone al negocio a posibles multas y sanciones. Seguir los pasos anteriores e ingresar pedidos en el POS para que el POS sea la única fuente de todas las ventas es la mejor manera de garantizar que se recaude, contabilice y remita al Estado la cantidad correcta de impuestos sobre las ventas. 

Pagos e impuestos sobre las ventas cuando el servicio de entrega de terceros es responsable

Si el servicio de entrega de terceros es responsable de remitir el impuesto sobre las ventas al estado, es posible que esté pagando en exceso el impuesto sobre las ventas si su POS no está configurado correctamente. En estos casos, es importante seguir ingresando las ventas de entrega de terceros en el POS, pero eliminar el impuesto sobre las ventas de cada venta al convertirlas en ventas no sujetas a impuestos y registrarlas como tales en la declaración de impuestos sobre las ventas. Muchos restaurantes no hacen esto y pagan doble impuesto sobre las ventas. 

Si ha estado pagando dos veces el impuesto sobre las ventas en las ventas del servicio de entrega de terceros, es posible que tenga derecho a un reembolso. Consulte a su asesor financiero o al Departamento de Ingresos del Estado sobre cómo presentar una declaración enmendada.

Un último matiz es comprobar si los gastos de envío están sujetos o no a impuestos en su jurisdicción. Si están sujetos a impuestos, asegúrese de asignarles una tasa impositiva; si no, hágalos no imponibles. Tenga en cuenta que también puede deducir las tarifas del servicio de entrega de terceros como gastos de marketing en su declaración de impuestos.

Corresponde a todos los propietarios de restaurantes asegurarse de administrar los ingresos de las aplicaciones de servicios de entrega de terceros de manera correcta y eficiente para obtener el máximo retorno de la inversión y evitar el desperdicio de recursos valiosos.